Quando l'incarico finisce, l'amministratore uscente deve consegnare tutta la documentazione in suo possesso che riguarda il condominio e i singoli condòmini, e compiere le attività urgenti per evitare danni agli interessi comuni, senza diritto a ulteriori compensi (art. 1129, ottavo comma, c.c.). I documenti sono del condominio: il nuovo amministratore, e i condòmini, hanno diritto di riaverli completi.
- La consegna riguarda tutta la documentazione: registri, contabilità, contratti, pratiche tecniche e legali.
- Le scritture e i giustificativi si conservano per dieci anni (art. 1130-bis c.c.).
- L'uscente deve fare le attività urgenti senza ulteriori compensi.
- Se non consegna, si parte da una diffida scritta e, se serve, si va dal giudice.
- Un verbale di consegna firmato da entrambi evita contestazioni future.
Quando cambia l'amministratore (scadenza, revoca, dimissioni)
L'incarico dell'amministratore dura un anno e si intende rinnovato per eguale durata (art. 1129, decimo comma, c.c.). Può finire in tre modi:
| Caso | Chi decide | Riferimento |
|---|---|---|
| Mancata conferma o nomina di un altro amministratore | L'assemblea, con le maggioranze dell'art. 1136 | Art. 1129, decimo comma |
| Revoca in ogni tempo | L'assemblea | Art. 1129, undicesimo comma |
| Revoca giudiziale per gravi irregolarità o mancato rendiconto | Il giudice, su ricorso anche di un solo condòmino | Art. 1129, undicesimo e dodicesimo comma |
| Dimissioni | L'amministratore; l'assemblea convocata per le dimissioni delibera anche sulla nomina del nuovo | Art. 1129, decimo comma |
Quando i condòmini sono più di otto e l'assemblea non nomina nessuno, la nomina la fa il giudice su ricorso di uno o più condòmini o dell'amministratore dimissionario (art. 1129, primo comma). Le maggioranze per nomina e revoca sono nella guida sulle maggioranze in assemblea.
Checklist dei documenti da consegnare
La legge parla di «tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini». Questa è la lista da usare per il verbale di consegna, costruita sugli obblighi dell'art. 1130 c.c.:
| Documento | Perché serve |
|---|---|
| Registro di anagrafe condominiale | Proprietari, titolari di diritti, dati catastali e dati sulla sicurezza delle parti comuni (art. 1130, n. 6) |
| Registro dei verbali, registro di nomina e revoca, registro di contabilità | La storia delle decisioni e dei movimenti (art. 1130, n. 7) |
| Rendiconti approvati con riparti e documenti giustificativi | Vanno conservati dieci anni dalla registrazione (art. 1130-bis) |
| Estratti del conto corrente del condominio e situazione di cassa alla data della consegna | Le somme transitano sul conto intestato al condominio (art. 1129, settimo comma) |
| Elenco dei crediti verso i condòmini e delle azioni di recupero in corso | Il nuovo amministratore deve proseguire il recupero nei tempi di legge |
| Contratti con i fornitori e polizze assicurative | Scadenze, disdette, massimali |
| Regolamento di condominio e tabelle millesimali | Sono la base di ogni riparto |
| Pratiche tecniche (impianti, ascensore, caldaia, antincendio) e lavori in corso | Sicurezza dell'edificio e garanzie delle imprese |
| Pratiche legali e liti in corso | Termini processuali da non perdere |
| Documenti fiscali del condominio (versamenti delle ritenute, dichiarazioni) | Il condominio ha obblighi fiscali propri |
| Corrispondenza con i condòmini e richieste ancora aperte | Evita che le domande ricomincino da zero |
Le attività urgenti dell'uscente (art. 1129, ottavo comma)
Il passaggio non deve lasciare l'edificio senza guida. Fino al subentro, l'amministratore cessato deve eseguire le attività urgenti per evitare pregiudizi agli interessi comuni, e la legge precisa che lo fa senza diritto a ulteriori compensi. Pensa a un guasto all'impianto, a una scadenza assicurativa o a un termine di pagamento che non si può rinviare.
Le attività ordinarie e le nuove iniziative, invece, spettano al nuovo amministratore.
Il verbale di consegna
La legge non prescrive un modulo, ma la buona prassi è un verbale di consegna firmato da uscente e subentrante, con l'elenco dei documenti consegnati e di quelli mancanti. È il documento che risponde alla domanda «chi aveva cosa, e quando».
- Fissate una data e un luogo. Meglio subito dopo la nomina, con preavviso scritto.
- Usate la checklist. Per ogni voce: consegnato, consegnato in parte, mancante.
- Allegate la situazione di cassa. Saldo del conto alla data della consegna, con l'ultimo estratto.
- Firmate in due copie. Il nuovo amministratore ne informa i condòmini, per esempio nella prima assemblea.
Se l'uscente non consegna: cosa fare
Capita che la consegna arrivi a pezzi o non arrivi. I passaggi, in ordine:
- Diffida scritta. Il nuovo amministratore chiede la consegna con PEC o raccomandata, indicando cosa manca e un termine.
- Informazione ai condòmini. L'assemblea deve sapere cosa manca, anche perché alcuni termini (recupero dei crediti, scadenze fiscali) continuano a correre.
- Azione giudiziale. Se la diffida non basta, il condominio può rivolgersi al giudice per ottenere la consegna, anche con un procedimento d'urgenza. Serve un avvocato.
Tu, come condòmino, puoi chiedere al nuovo amministratore lo stato della consegna e vedere i documenti già recuperati: la guida su come vedere i documenti del condominio spiega come fare la richiesta.
Lo storico che si perde a ogni cambio (e come evitarlo)
Anche quando la consegna è corretta, qualcosa si perde: le risposte date al telefono, le richieste rimaste a metà, il motivo per cui un certo riparto era stato fatto in un certo modo. Il nuovo amministratore riceve faldoni e file, non la memoria di chi c'era prima.
Il rimedio è semplice da dire: tenere per iscritto, in un posto che appartiene al condominio e non allo studio, quello che oggi resta nelle conversazioni.
Con NoiCondomini l'archivio resta al condominio
In NoiCondomini bilanci, riparti, quietanze e comunicazioni restano del condominio, anno dopo anno. Il fac-simile di delibera proposto sul sito stabilisce che i dati sono di proprietà del condominio e che, alla cessazione dell'incarico, l'accesso passa al nuovo amministratore. Chi subentra trova tutto al suo posto, comprese le richieste protocollate con le risposte date. Scopri come funziona, oppure leggi la pagina dedicata a NoiCondomini per amministratori.
Domande frequenti
L'amministratore uscente deve consegnare tutto?
Sì. Alla cessazione dell'incarico deve consegnare tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condòmini (art. 1129 c.c.).
Può chiedere un compenso per la consegna?
No. La legge prevede che consegni la documentazione e compia le attività urgenti senza diritto a ulteriori compensi (art. 1129, ottavo comma, c.c.).
Chi può revocare l'amministratore?
L'assemblea in qualsiasi momento; il giudice, su ricorso anche di un solo condòmino, se non rende il conto della gestione o in caso di gravi irregolarità.
Entro quanto tempo deve consegnare i documenti?
La legge vigente non fissa un numero di giorni: la consegna va fatta alla cessazione dell'incarico. Una proposta di legge in discussione prevede trenta giorni, ma non è in vigore.
Per quanto tempo vanno conservati i documenti contabili?
Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della registrazione (art. 1130-bis c.c.).
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Portala nel tuo condominioFonti: Codice civile, art. 1129 (Normattiva) · Codice civile, art. 1130 (Normattiva) · Codice civile, art. 1130-bis (Normattiva) · Legge 11 dicembre 2012, n. 220 (Normattiva) · DDL S. 1816/2026, testo (copia su informazionefiscale.it)