Il verbale è la prova scritta di cosa ha deciso l'assemblea. La legge impone di redigerlo e di trascriverlo nel registro tenuto dall'amministratore (art. 1136 c.c.); deve permettere di verificare chi era presente, con quali millesimi e come si è votato. Per chi era assente, i 30 giorni per impugnare decorrono dalla comunicazione delle delibere.
- Ogni riunione dell'assemblea ha il suo verbale, trascritto nel registro dei verbali (artt. 1130 e 1136 c.c.).
- Deve far capire presenti, millesimi rappresentati, delibere e voti: è così che si controllano le maggioranze.
- Nel registro si annotano anche le brevi dichiarazioni dei condòmini che lo chiedono (art. 1130, n. 7).
- Per gli assenti il termine di 30 giorni per impugnare decorre dalla comunicazione (art. 1137).
- Un verbale vago è un rischio per tutti: controllalo appena lo ricevi.
Il verbale è la prova di cosa si è deciso
L'ultimo comma dell'art. 1136 c.c. è breve: delle riunioni dell'assemblea si redige processo verbale, da trascrivere nel registro tenuto dall'amministratore. La legge non dà un modello, ma il verbale ha un ruolo preciso: è il documento su cui si basano l'esecuzione delle delibere, i riparti, i solleciti ai morosi e le eventuali impugnazioni.
Se un fatto non è nel verbale, dimostrarlo dopo è difficile. Per questo vale la pena leggerlo con attenzione, anche quando l'assemblea è sembrata tranquilla.
Contenuti essenziali: presenti, millesimi, delibere, voti
Le maggioranze in assemblea si contano due volte: per numero di teste e per millesimi (art. 1136 c.c.). Il verbale deve quindi permettere di rifare quel conto. In pratica, un verbale completo riporta:
| Elemento | Perché serve |
|---|---|
| Data, ora e luogo (o modalità telematica) | Collega la riunione alla convocazione e distingue prima e seconda convocazione |
| Presidente e segretario | Indica chi ha diretto la riunione e chi ha scritto il verbale |
| Elenco dei presenti, anche per delega, con i millesimi | Verifica del quorum costitutivo |
| Verifica della regolare convocazione di tutti | Un condòmino non convocato può far annullare le delibere |
| Ordine del giorno, punto per punto | Si può deliberare solo su ciò che era stato indicato nell'avviso |
| Testo della delibera | È ciò che l'amministratore dovrà eseguire |
| Voti favorevoli, contrari e astenuti, con nomi e millesimi | Verifica del quorum deliberativo e di chi può impugnare |
| Dichiarazioni chieste dai condòmini | Restano agli atti (art. 1130, n. 7, c.c.) |
| Ora di chiusura e firme | Chiudono il documento |
Il dettaglio dei voti non è un puntiglio: solo i condòmini assenti, dissenzienti o astenuti possono impugnare una delibera (art. 1137 c.c.). Se il verbale dice solo «approvato a maggioranza», capire chi può contestare e se la maggioranza c'era davvero diventa complicato. Le soglie sono riassunte nella guida sulle maggioranze nell'assemblea condominiale.
Il registro dei verbali (art. 1130 c.c.)
Tra i compiti dell'amministratore c'è la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, insieme al registro di nomina e revoca dell'amministratore e al registro di contabilità (art. 1130, n. 7, c.c.). Nel registro dei verbali sono annotate anche le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea, le deliberazioni e le brevi dichiarazioni rese dai condòmini che ne hanno fatto richiesta; vi è allegato il regolamento di condominio, se c'è.
Il registro non è un archivio privato dell'amministratore. Quando accetta la nomina, l'amministratore deve comunicare il locale dove si trovano i registri e i giorni e le ore in cui ogni interessato può prenderne visione e ottenerne copia firmata (art. 1129, secondo comma, c.c.). Come fare la richiesta lo spiega la guida su come vedere i documenti del condominio.
Chi lo redige e chi lo firma
All'inizio della riunione l'assemblea nomina un presidente e un segretario. Il segretario scrive il verbale, spesso con l'aiuto dell'amministratore; di regola lo firmano presidente e segretario. Per le assemblee in videoconferenza la legge lo dice espressamente: il verbale è sottoscritto dal presidente e dal segretario e viene trasmesso ai condòmini con le stesse formalità previste per la convocazione (art. 66, sesto comma, disp. att. c.c.).
Non serve la firma di tutti i presenti. Se il verbale viene letto e approvato a fine riunione, è il momento giusto per chiedere correzioni.
Assenti: comunicazione del verbale e decorrenza dei 30 giorni
Le delibere sono obbligatorie per tutti i condòmini, anche per chi non c'era (art. 1137, primo comma). Chi era assente può impugnarle entro 30 giorni dalla comunicazione; per chi era presente e ha votato contro o si è astenuto, i 30 giorni decorrono dalla data della delibera.
Per questo è nell'interesse del condominio inviare il verbale agli assenti in un modo che lasci una prova della consegna, come la raccomandata o la posta elettronica certificata. Se non sai come funziona la PEC, la guida di Helpwebnet su a cosa serve la posta certificata la spiega in modo semplice.
6 controlli rapidi sul verbale che ricevi
- Ci sei tu, con i tuoi millesimi giusti? Se eri presente o avevi delegato qualcuno, verifica che risulti, con la tua quota corretta.
- Il conto dei presenti torna? Somma i millesimi dei presenti: devono raggiungere il quorum richiesto per costituire l'assemblea.
- Ogni delibera riguarda un punto dell'ordine del giorno? Confronta il verbale con l'avviso di convocazione.
- I voti sono scritti per nome e millesimi? Altrimenti è difficile verificare la maggioranza.
- Il testo della delibera è chiaro? Importi, ditta scelta, criteri di riparto e scadenze devono essere scritti, non solo «approvato il punto 3».
- La tua dichiarazione c'è? Se avevi chiesto di mettere a verbale qualcosa, controlla che sia riportato.
Errori nel verbale: cosa fare
Se trovi un errore materiale (un nome sbagliato, millesimi trascritti male), scrivi subito all'amministratore e chiedi la correzione nella prossima assemblea. Fallo per iscritto, così la segnalazione resta.
Se invece l'errore riguarda la sostanza (una maggioranza che non c'era, una delibera fuori dall'ordine del giorno, un condòmino non convocato), non aspettare: il termine di 30 giorni per impugnare corre comunque. I passaggi sono spiegati nella guida su come impugnare una delibera condominiale.
Le assemblee riassunte in NoiCondomini
Il verbale resta il documento ufficiale. Ma pochi lo leggono fino in fondo. In NoiCondomini ogni assemblea è riassunta in poche righe: le decisioni prese, cosa cambia per te e quanto ti costa, anche se non c'eri. Se qualcosa non torna, apri una richiesta protocollata all'amministratore e la risposta resta scritta. Scopri come funziona.
Domande frequenti
Chi deve ricevere il verbale?
Il verbale va comunicato almeno ai condòmini assenti, perché da quella comunicazione decorre il loro termine di 30 giorni per impugnare le delibere (art. 1137 c.c.).
Il verbale va firmato da tutti?
No. Di regola lo firmano il presidente e il segretario dell'assemblea; per le assemblee in videoconferenza la legge lo prevede espressamente (art. 66 disp. att. c.c.).
Posso far mettere a verbale una mia dichiarazione?
Sì. Nel registro dei verbali sono annotate anche le brevi dichiarazioni rese dai condòmini che ne hanno fatto richiesta (art. 1130, n. 7, c.c.).
Dove posso consultare il registro dei verbali?
Nel locale indicato dall'amministratore, nei giorni e negli orari che deve comunicare quando accetta la nomina; puoi chiederne copia firmata (art. 1129 c.c.).
Cosa faccio se il verbale contiene un errore?
Segnalalo per iscritto all'amministratore e chiedi la correzione. Se l'errore riguarda la validità della delibera, valuta subito l'impugnazione: il termine di 30 giorni corre comunque.
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Portala nel tuo condominioFonti: Codice civile, art. 1136 (Normattiva) · Codice civile, art. 1130 (Normattiva) · Codice civile, art. 1137 (Normattiva) · Codice civile, art. 1129 (Normattiva) · Art. 66 disp. att. c.c. (Brocardi) · Disposizioni di attuazione del Codice civile (Normattiva)